چرا نرم افزار حسابداری مفید است؟ هر روزه سازمان های بیشتر و بیشتری در حال سوئیچ کردن به سمت نرم افزارهای حسابداری برای اداره امور مالی خود هستند؛ از این رو باید دلایل قانع کننده ای برای این کار وجود داشته باشد. اگر در نظر دارید که یک نرم افزار حسابداری در کسب و کارتان پیاده سازی کنید، یکی از جنبه های اصلی بررسی و انتخاب درست تعیین راهیست که با استفاده از آن می توانید کارهای حسابداری خود را ساماندهی کنید.در این مطلب به بیان خلاصه ای از این که چرا نرم افزار حسابداری برای کسب و کار ها در هر اندازه ای مفید است می پردازیم.

رسیدگی و مدیریت امور مالی کسب و کارتان با انبوهی از هزینه ها، صندوق هایی پر از رسیدها و دریافتی ها و فایل های گسترده از درآمدها و مخارج، اطلاعات شما را در معرض خطاها و کسری های احتمالی قرار میدهد. اگرچه، با ارائه راهکار های حسابداری دقیق و به روز با استفاده از نرم افزار های حسابداری به ویژه در فصل مالیات به راحتی می توانید خطا ها و کسری حساب های خود را حل و فصل کنید. در زیر به بیان برخی از دلایلی که چرا “نرم افزار حسابداری مفید است” می پردازیم.

1.خودکار کردن تسک های غیر ضروری با استفاده از نرم افزار حسابداری

ورود اطلاعات یک پروسه بسیار وقت گیر است. با استفاده از سیستم های حسابداری متداول، استراتژی موجود در برنامه های پرداخت خودکار به شما این اجازه را می دهند تا فقط یک بار اطلاعات مشتری را وارد کنید. روال های پرداختی مشتری و تاریخ های هر خرید به عنوان مرجع برای ردیابی استفاده می شوند. ضمن اینکه این اطلاعات برای ارجاع های بعدی مشتری نگهداری می شوند. وقتی که جمع آوری پرداختی ها انجام شد، بعد از آن بدون انجام دادن هیچ کار اضافه ای نوبت به دریافت پول ها و قسط ها خواهد شد. تمام تاریخچه هر تراکنش و معامله بدون نیاز به وارد کردن به صورت دستی و جداگانه، در سیستم به طور خودکار ذخیره می شود. این امر نه تنها موجب صرفه جویی در وقت شما می شود، بلکه باعث حذف تمامی خطاهای ورود اطلاعات به صورت دستی نیز می گردد.

2.محاسبه آسان مالیات ها با استفاده از نرم افزار حسابداری

با استفاده از یک سیستم حسابداری خوب و مستقر در محل تنها کافیست تا مقدار پولی را که خرج و دریافت می کنید را به صورت سازمان یافته ای ثبت کنید. این امر این امکان را ارائه می دهد تا در هنگام جمع آوری و صدور اسناد و رسید به حسابدار خود با سهولت و به سرعت آن را انجام دهید. رکورد ها و سوابق گردآوری شده کار حسابداران شما را در انجام محاسبات مالیاتی آسان تر می کند. همچنین برخی از نرم افزارها قوانین دفاتر مالیاتی را با استفاده از فرمول بندی صورتحساب به صورت خودکار انجام خواهند داد، به طوری که شما در طول فصول مالیاتی با دردسر مواجه نخواهید شد.

3.فراهم کردن فاکتورهای دیجیتالی با استفاده از نرم افزار حسابداری

در دنیای مدرن امروز کاغذ بازی منسوخ شده است. امروزه بسیاری از فرآیندها با استفاده از تکنولوژی توانمند می شود. حتی پیش بینی می شود که تا سال 2022، 70 درصد از تعاملات نرم افزاری شرکت ها در دستگاه های تلفن همراه اتفاق می افتد که بر اهمیت پیشگیری از رقبا تأکید خواهد کرد. ارسال یک صورت حساب دیجیتالی به مشتریان از طریق ایمیل هم برای شما و هم مشتریانتان بسیار راحت تر و مناسب تر است. مشتریان می توانند پرداخت های خود را فقط با چند کلیک انجام دهند که بسیار سریع تر و آسان تر خواهد بود. بسیاری از سیستم های حسابداری امروزه با کانال های پرداختی مختلفی ادغام می گردد که این اجازه را می دهد تا از کارت های اعتباری و دبیت کارت ، سیستم انتقال های بانکی و کیف پول الکترونیکی برای پرداخت های خود استفاده کنید.

4.انجام محاسبات ریاضی با استفاده از نرم افزار حسابداری

حتی اگر در ریاضیات عالی هستید، دقت، یک جنبه حیاتی از فرآیندهای حسابداری است. علیرغم دسترسی داشتن به تمام سوابق مالی در سازمان شما، هنوز هم ممکن است خطاها، ویرایش ها و ناپایداری هایی در محاسباتتان وجود داشته باشد که برای اصلاح آن ها باید از زمان و پول خود هزینه کنید. اهمیت این مطلب که با رشد کسب و کارتان باید کارگران بیشتر، مالیات، صورتحساب ها و پرداخت های ضرب الاجلی را اداره کنید، بسیار بالا می باشد.همچنین با استفاده از یک نرم افزار حسابداری می توانید کسری های اسناد مالی خود را در سیستم مدیریت کنید. یک مثال خوب از یک سیستم حسابداری که موارد بالا را انجام می دهد نرم افزار حسابداری هلو است. با استفاده از این نرم افزار هزینه های تعریف شده به راحتی و به صورت اتوماتیک پرداخت می شود و می توانید یک صورت حساب حرفه ای ایجاد کنید.

5.نظارت بر وجوه در گردش با استفاده از نرم افزار حسابداری

مدیریت کسب و کار مستلزم مقداری خالص از پول نقد معادل قیمت نقدی، که در حسابهای مالی شما جریان دارد می باشد. نظارت بر تمامی تراکنش های پرداخت کرده و پرداخت شده می تواند به معنای تخصیص دادن ساعت های مفید و پربار به نگاهی گذرا کردن به لیست تماس، فایل ها و صفحات اکسل بدون یک برنامه حسابداری برای ساده کردن تسک ها باشد. نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا بتوانید معاملات خود را در بالاترین سطح کنترل کنید و پرداخت های نقدی، صورتحساب ها و سر رسید پرداخت های خود را در میان سایر معاملات و تراکنش ها پیگیری کنید، تا مطمئن شوید هیچ یک از تراکنش های مهم مالی خود را از دست نخواهید داد. یک سیستم حسابداری به محض سر رسید تمامی صورت حساب ها آن ها را پیگیری می کند. بنابراین می توانید به جای چک کشیدن برای پرداختی هایی که موعد آن ها می رسد برای پرداخت از طریق وجوه نقدی خود برنامه ریزی کنید. داشتن اظهار نامه های مالی فرموله و رسمی مانند ترازنامه های سود و زیان نیز برای ارزیابی پیشرفت کسب و کار شما لازم است.

6.کاهش هزینه ها با استفاده از نرم افزار حسابداری

اتومات شدن کارهای حسابداری با استفاده از نرم افزار حسابداری باعث صرفه جویی در هزینه ها در بلند مدت خواهد شد.همچنین این نرم افزارها نیاز به استخدام یک حسابدار و یا اختصاص ساعات اضافی برای کنترل آن ها در جهت رسیدگی به تمامی دفاتر مالی، صورتحساب ها و تراکنش ها را حذف خواهد کرد. در کسب و کار، زمان معادل پول است و بهینه سازی این فرایند به میزان قابل توجهی ساعات حسابداری را کاهش می دهد. علاوه بر این، این نرم افزار دارای مدل های قیمت گذاری مبتنی بر اشتراک است که با هزینه های کم به صورت ماهانه یا سالیانه قابل پرداخت می باشد. اشتراک داشتن خدماتی نظیر به روزرسانی های منظم، پشتیبانی و سایر ابزارهایی که باعث افزایش تمرکز بر روی عملکرد واقعی کسب و کار شما می شود را ارائه میدهد.